Кога е необходима легализация на документ?

Имам бизнес или пък живея извън България. Често ми се налага да използвам в страната документи, които са издадени в чужбина или обратното.

Възможно е да срещна затруднения, когато това са документи, издадени от държавни органи, например акт за раждане, диплома за завършено образование и други. За да бъдат валидни тези документ в страна, различна от страната на техния произход, те подлежат на легализация.

Какво е легализация?

Легализацията е процедура, след извършването на която мога да използвам един документ, издаден от органите на една държава, пред тези на друга. Ако например съм завършил гимназия в България и искам да кандидатствам за прием в университет в Германия, вероятно ще ми се наложи да преведа и легализирам своята диплома за средно образование.

Легализацията преминава през няколко различни етапа, както следва:

1. Оформяне по определен начин на документа в държавата, която го издава;
2. Превод на документа на езика на държавата, в която той ще се използва;
3. Заверка на превода.

Тези три етапа за мен ще бъдат различни, в зависимост от това коя държава е издала моя документ и в коя желая да го използвам. Възможни са три различни варианта:

1. Другата държава е страна по Хагската конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични документи от 1961 г.;
2. Между България и другата държава е сключен договор за правна помощ;
3. Всички останали държави.

Легализация на документи съгласно Хагската конвенция от 1961 г.

За да мога да използвам тази процедура, е необходимо и държавата, която е издала документа, и държавата, в която искам да го използвам, да са страни по Конвенцията. България е такава, така че проверка трябва да направя само за другата държава. Списък на всички страни мога да открия тук.

Използване на документи от България в чужбина

За да мога да използвам в чужбина свой документ, издаден в България, е необходимо върху същия да бъде поставено под формата на печат специално удостоверение, наречено “апостил”. Кой поставя апостил, зависи от характера на документа.

• За документи, свързани с образованието (дипломи, справки и др. документи издавани от висши учебни заведения или училища), апостил се поставя от Министерство на образованието;
• За актове на съдилищата и нотариусите (съдебни решения, нотариални актове, документи с нотариална заверка на подписите), апостил се поставя от Министерство на правосъдието;
• За всички останали документи, апостил се поставя от Министерство на външните работи.

Важно! За документи, по отношение на които апостил се издава от МВнР, при издаването на същите трябва да се поиска заверка за чужбина или т.нар. “правоъгълен щемпел за чужбина”, заедно с подпис и печат от органа, който издава документа. Така например при издаване на Удостоверение за актуално състояние на търговец от Агенция по вписванията, служител в Агенцията трябва да постави печат за заверка.

След като се сдобия с апостил върху своя документ, трябва да пристъпя към превеждането му на езика на държавата, в която искам да го използвам. Мога да направя превода в България чрез заклет преводач, чийто подпис впоследствие трябва да бъде заверен от Консулски отдел на МВнР. Тази услуга се предлага само от преводачески агенции в страната, които са сключили договор с Министерство на Външните работи за предоставяне на такава услуга. Мога да преведа документа и в страната, в която ще го използвам, като в този случай преводът трябва да бъде заверен съгласно законодателството на съответната държава.

Важно! Когато документът ми е такъв, че апостил се поставя върху него от МВнР, трябва първо да го преведа, за да може служителите в министерството да извършат едновременно заверка на подписа и поставяне на апостил.

Възможно е някоя държава, страна по Конвенцията, да откаже да приеме документ, преведен в България. За да съм сигурен, че това няма да се случи, мога да поискам информация от съответното дипломатическо представителство (посолство или консулство) на тази държава в България.

Използване на чужди документи в България

За да използвам в България документ, който е издаден в чужбина, той трябва да бъде оформен по надлежния ред, т.е. да има апостил, поставен от органа на съответната държава. Документът, заедно с апостила, се превеждат от заклет преводач в България, чийто подпис също се заверява от Консулски отдел на МВнР.

Легализация за други страни

Използване на документи от България в чужбина

Ако искам да легализирам български документ за държава, която не е страна по конвенцията, е необходимо да се запозная с изискванията на съответната държава. Информация мога да получа от съответното посолство или консулство.

Използване на чужди документи в България

Когато искам да използвам в България документ, издаден от държава, която не е членка на Конвенцията, трябва валидността на този документ да бъде удостоверена от Министерство на външните работи на държавата, в която е издаден документа и също така тази заверка да бъде удостоверена и от българското дипломатическо представителство в тази държава. След това документът трябва да бъде преведен.

Има страни, с които България е уговорила улеснена процедура за легализация на документи. В този случай правилата за легализация се определят от съответните договори за правна помощ. Когато е сключен такъв договор, дори и между страни, членки на Хагската конвенция, той се прилага с предимство пред нея. Така например при легализация на документи, предназначени за или произхождащи от Русия, която е членка на Конвенцията, не е необходимо поставянето на апостил.

Автор: Никола Пенчев

За полагане на апостил на документ в Лондон позвънете на 07786 967299